Acties procesregisseur

1. Vraag van het huishouden komt binnen en wordt geregistreerd.
2. Doe een check op basiszorg en veiligheid en
beoordeel of er sprake is van (acute) onveiligheid of onvoldoende basiszorg. Als dat het geval is, ga je naar ‘Aanvullende acties bij onveiligheid’ en start je altijd 1Gezin1Plan1Regisseur.
3. Ga door naar fase 2.

Toelichting

• Start van het traject: iedereen die een aanmelding verwerkt, heeft de mogelijkheid om 1Gezin1Plan1Regisseur te starten. Dit betekent echter niet dat deze persoon automatisch de procesregisseur is. Die rol wordt verdeeld zoals vastgesteld in de afspraken binnen de regio of gemeente.
• Focus op zelfregie: het versterken van de zelfregie van het huishouden staat altijd centraal. Daarbij houden we rekening met de belangen van alle leden van het huishouden om een integrale ondersteuning te bieden.

De vraagverheldering helpt je om een volledig beeld te vormen en een stevige basis te leggen voor een effectief en passend plan.

Acties procesregisseur

1. Breng de vraag en verwachtingen van het huishouden helder in kaart.
2. Analyseer systemisch de situatie.
3. Start 1Gezin1Plan1Regisseur volgens de criteria die binnen jouw organisatie of regio zijn vastgesteld en in ieder geval bij de criteria van kwetsbaar huishouden (zie toelichting).
4. Ga door naar fase 3a.

Toelichting

• Leg de werkwijze uit: leg aan het huishouden uit hoe het proces van 1Gezin1Plan1Regisseur verloopt, zodat zijn weten wat te verwachten.
• Overhandig de folder: Geef het huishouden de folder van 1Gezin1Plan1Regisseur mee voor verdere informatie.
• Aanvullende acties bij onveiligheid: Als er signalen zijn van (acute) onveiligheid of onvoldoende basiszorg, ga dan naar ‘Aanvullende acties bij onveiligheid’ en integreer deze in het traject.
• Kwetsbaar huishouden: Een kwetsbaar huishouden is een huishouden waar leden van het huishouden minder zelfredzaam zijn, moeite hebben met actief deelnemen in de maatschappij en vaak op meerdere leefgebieden ondersteuning nodig hebben. Vaak leven mensen  in een onveilige of ongezonde situatie, ontvangen ze onvoldoende passende zorg en ondersteuning, en hebben zij mogelijk moeite om zelf hulpvragen te formuleren. Deze omstandigheden kunnen leiden tot een kwetsbaardere positie en soms tot zorgmijdend gedrag. 
• Situaties van onveiligheid:
1Gezin1Plan1Regisseur wordt altijd ingezet bij situaties van onvoldoende basiszorg, onveiligheid, huiselijk geweld, kindermishandeling, ouderenmishandeling of vermoedens hiervan. Huiselijk geweld vereist zorgvuldige regie en monitoring om de situatie te verbeteren.

De voorbereiding zorgt voor een gestructureerd overleg, waarin de doelen en verwachtingen van iedereen helder zijn. Het overleg legt de basis voor de verdere samenwerking, een stevige basis in de samenwerking en een effectieve start van het traject.

Acties procesregisseur

1. Bereid samen met het huishouden het overleg voor.

• • • Vul persoons- en contactgegevens in het plan in.
    • Inventariseer betrokkenen uit het formele en informele netwerk.
    • Vul samen met het huishouden alvast een concept van het plan in (indien gewenst).
    • Informeer het huishouden dat het plan tijdens het overleg wordt besproken en vastgesteld.

1. Nodig betrokkenen uit.
   • • Stel samen vast wie wordt uitgenodigd voor het overleg en wie er zeker bij moet zijn.
     • Stel samen met het huishouden en noodzakelijke betrokkenen, een datum en tijd vast.
     • Stuur de uitnodigingen naar alle betrokkenen.
2. Bereid voor.
   • • Zorg dat de locatie gereserveerd is en voorzieningen aanwezig zijn.
     • Vraag een collega of andere betrokkene om secretariële ondersteuning (indien gewenst).
     • Bereid je als voorzitter en eventueel inhoudelijk betrokkene voor op je rol.
     • Zorg ervoor dat de locatie een half uur voor aanvang gereed is, zodat je rustig kunt beginnen.
3. Welkom en kennismaken.
   • • Ontvang de leden van het huishouden en het informele netwerk een kwartier voor aanvang.
     • Leg kort de werkwijze uit.
     • Ontvang de overige betrokkenen en bied koffie en thee aan.
     • Stel jezelf kort voor en laat iedereen zich voorstellen met naam, organisatie, functie en relatie tot het huishouden.
4. Bespreek het doel en de agenda.
   • • Toestemming geven: Leg uit wat er besproken gaat worden en vraag toestemming voor het overleg.
     • Vraag het huishouden om het doel en de aanleiding van het overleg toe te lichten en vul eventueel aan.
     • Deel de agenda en verwachte tijdsduur en vraag om commitment van de aanwezigen.
5. Ontwikkel het ondersteuningsplan (zie ondersteuningsplan).
6. Indien nodig: Ontwikkel het veiligheidsplan (zie veiligheidsplan).
7. Sluit af en bedank.
   • • Bedank alle aanwezigen voor hun inzet en laat ruimte voor vervolgafspraken over de uitvoering van acties.
8. Ga door naar fase 4.

Toelichting

• Betrokkenen en life-time betrokkenen: Zorg ervoor dat cruciale betrokkenen aanwezig zijn. Naast directe familieleden, kunnen dit belangrijke personen uit het formele netwerk zijn, zoals de huisarts, langdurige behandelaars, casemanagers en/of mantelzorgers.
• Hulpmiddelen voor netwerkinventarisatie:
 Gebruik hulpmiddelen als een genogram, ecogram of bolletjesschema om het netwerk van het huishouden in kaart te brengen.
• Kennis over het overleg delen: Zorg dat betrokkenen weten wat het doel van het overleg is. Laat het huishouden dit zoveel mogelijk zelf communiceren.
• Praktische organisatie van het overleg: Reserveer op tijd een rustige locatie en zorg dat alle benodigde materialen aanwezig zijn. Plan voldoende tijd in voor eigen voorbereiding.
• Voorbereiding als voorzitter: Denk na over jouw stijl van voorzitten en hoe je de regie voert op zowel proces en inhoud. Zorg dat het huishouden centraal staat en de regie zoveel als mogelijk houdt over de inhoud.
• Rol van de voorzitter: De voorzitter bewaakt de structuur, houdt vast aan de agenda en tijd, en geeft het huishouden een centrale rol. Begin elk onderwerp bij het huishouden en vraag vervolgens het informele en daarna het formele netwerk om inbreng.
• Prioriteit veiligheidsplan: Als er bij aanvang al duidelijk is dat er sprake is van onveiligheid, start dan eerst met het veiligheidsplan en ontwikkel het ondersteuningsplan eventueel in een vervolg.
• Systemische analyse: Gebruik methodieken zoals de verklarende analyse, de GIZ, of het ‘spinnenweb’ voor positieve gezondheid.
• Heldere taal en betrokkenheid: Ontwikkel het plan in begrijpelijke taal en zorg dat het huishouden en betrokkenen weten wie welke rol heeft.
• Continuïteit en transparantie: Monitor het plan continu en blijf na afloop niet napraten over andere zaken, zodat transparantie behouden blijft.

In deze fase hou je de voortgang scherp in het oog en wordt een samenhangende en effectieve ondersteuning voor het huishouden en zijn/haar netwerk gecreëerd.

Acties procesregisseur

1. Toegang tot het ondersteuningsplan en/of veiligheidsplan

• • • Stuur het huishouden en betrokken professionals een pdf van het ondersteuningsplan of digitale toegang als het plan digitaal is.

2. Monitor het traject

• • • Communiceer helder en transparant met alle betrokkenen.
    • Blijf bereikbaar voor signalen en reageer hierop.
    • Reageer op tussentijdse signalen over de uitvoering, coördinatie en eventuele stagnatie.

3. Opschalen of afschalen

• • • Evalueer regelmatig de voortgang. Schaal indien nodig op en als het kan af, afhankelijk van de situatie.

4. Signaleren van onveiligheid of onvoldoende basiszorg

• • • Als er signalen van (acute) onveiligheid of onvoldoende basiszorg zijn, ga dan naar ‘aanvullende acties bij onveiligheid’ en integreer deze in het traject.

5. Ga door naar fase 5a.

Toelichting

• Concreet bijdragen aan herstel en zelfredzaamheid: Richt jouw acties op het bevorderen van het gewone leven, zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie van het huishouden.
• Planmatig en resultaatgericht werken: Werk volgens het plan, communiceer duidelijk over de stappen en voer afspraken consequent uit. Frustratie kan ontstaan als acties niet worden nagekomen, dus wees betrouwbaar en consistent.
• Aanspreken en ondersteunen: Ondersteun elkaar en spreek elkaar aan op de afspraken en uitvoering.
• Samenhang creëren in zorg en ondersteuning: Maak goede afspraken om de samenhang in zorg en ondersteuning te waarborgen.
• Opschalen en afschalen: Gebruik de regiekaart en de afgesproken criteria voor het opschalen of afschalen van het traject. Zo zorg je ervoor dat de intensiteit van de ondersteuning altijd passend is.

Deze voorbereiding zorgt ervoor dat het voortgangsoverleg soepel verloopt, met duidelijke focus op de doelen en het opvolgen van afspraken. Tijdens het overleg wordt het ondersteuningsplan en eventueel veiligheidsplan besproken en waar nodig bijgesteld.

Acties procesregisseur

1. Zorg dat de locatie gereserveerd is en voorzieningen aanwezig zijn.
2. Stuur een herinneringsuitnodiging naar alle betrokkenen om hun aanwezigheid te bevestigen.
3. Vraag eventueel secretariële ondersteuning aan een collega of betrokkene.
4. Als jij de voorzitter bent, bereid je dan goed voor op het leiden van het overleg.
5. Stel een heldere agenda op en bepaal de tijdsduur en structuur van het overleg.
6. Bereid interactie en houding voor.

• • • Denk na over een effectieve houding en wijze van interactie tijdens het overleg.
    • Bereid jezelf voor op mogelijke dilemma’s en bedenk hoe je hiermee om kunt gaan.

7. Richt de locatie een kwartier voor aanvang in, zodat je rustig kunt starten.
8. Welkom en kennismaken

• • • Ontvang het huishouden en het informele netwerk een kwartier voor aanvang.
    • Leg kort de werkwijze uit.
    • Ontvang de overige betrokkenen en bied koffie en thee aan.
    • Als er nieuwe betrokkenen zijn, stel jezelf kort voor en laat iedereen zich voorstellen met naam, organisatie, functie en relatie tot het huishouden.

9. Bespreek het doel en de agenda

• • • Toestemming geven: Leg uit wat er besproken gaat worden en vraag toestemming voor het overleg.
    • Vraag het huishouden om het doel van het overleg toe te lichten en vul eventueel aan.
    • Deel de agenda en verwachte tijdsduur en vraag om commitment van de aanwezigen.

10. Evalueer het ondersteuningsplan.
11. Evalueer het veiligheidsplan (indien ontwikkeld).
12. Afsluiten en bedanken

• • • Bedank alle aanwezigen voor hun inzet en laat ruimte voor vervolgafspraken over de uitvoering van acties.

Ga, afhankelijk van de uitkomst,  door naar fase 4 of 6.

Toelichting

• Zie toelichting van fase 3. Startoverleg voor verdere details en tips.
• Momentopname van het huishouden: Vraag bij elk overleg naar de actuele situatie, aangezien de situatie van het huishouden voortdurend kan veranderen.
• Effectieve voortgang: Door het overleg op een gestructureerde manier uit te voeren, zorg je voor een efficiënte voortgang en versterk je de samenwerking met het huishouden en het netwerk.

In deze fase zorg je voor een zorgvuldig en goed afgestemd overdragen of afsluiten van het traject, waarbij het huishouden weet waar hij of zij terecht kan bij verdere vragen of ondersteuning.

1. Overdragen van professional

Acties procesregisseur

1. Bepaal vanaf welk specifiek moment de procesregie wordt overgedragen op- of afgeschaald.
2. Communiceer de overdracht aan het huishouden, betrokkenen en de procesregisseur.
3. Zorg voor een zorgvuldige en verantwoorde overdracht van de procesregie.
4. Rond je eigen betrokkenheid zorgvuldig en verantwoord af.

Toelichting

• Vinden van een opvolger: Als het niet lukt om een opvolger voor procesregie te vinden, neem dan contact op met je manager of schakel het lokaal team in wanneer de voortgang stagneert.

2. Afsluiten en nazorg huishouden

Acties procesregisseur

Overleg met het huishouden en bespreek of 1Gezin1Plan1Regisseur kan worden afgesloten en of een vervolg wenselijk is.

1. Bij een vervolg
   • • Bespreek met het huishouden en diens netwerk wat een passend vervolg zou zijn.
     • Leg vast wie, wat, wanneer en hoe vaak inzet nodig is en wie kan ondersteunen bij vragen.
2. Afsluitmoment en evaluatie

• • Stel vast wanneer de afsluiting plaatsvindt.
  • Evalueer het traject en de behaalde resultaten tijdens het laatste overleg.

1. Bedank het huishouden en betrokkenen voor hun inzet en betrokkenheid.
2. Rond het traject af.

Toelichting

• Signalen van onveiligheid of onvoldoende basiszorg: Sluit het traject niet af bij signalen van onveiligheid. Ga terug naar fase 5 en volg de ‘aanvullende acties bij onveiligheid’.
• Afspraken over nazorg: maak duidelijke afspraken over verdere ondersteuning en geef aan waar het huishouden terechtkan voor nieuwe vragen of ondersteuning.